Wat is de beste online software voor het opstellen van facturen?

Als ondernemer ben je natuurlijk het liefste bezig met geld verdienen of het uitdenken van nieuwe concepten, en wat minder met de administratie en alles wat daarbij komt kijken. Het versturen van facturen bijvoorbeeld levert weliswaar geld op, maar wordt al snel een tijdrovend en vervelend klusje. Helemaal wanneer je het met de hand doet is een foutje ook zo gemaakt. Door gebruik te maken van online software voor het opstellen van facturen kun je dit zoveel mogelijk automatiseren.

Online factuursoftware is makkelijk te gebruiken en je kunt er je facturen zo mee vormgeven als je zelf mooi vindt. Omdat het programma zich in de cloud bevindt kun je ook nog eens inloggen waar en wanneer je maar wilt. Maar er zijn inmiddels heel wat betaalde en gratis oplossingen om digitaal te factureren. Hoe kies je het pakket wat het beste bij jouw bedrijf past en waar moet je allemaal op letten? Dat lees je in dit artikel, waarin we je ook meteen de populairste en meest voordelige opties noemen om online facturen te versturen.

Digitale facturen versturen en ontvangen

Verreweg de meeste facturen worden tegenwoordig via de digitale snelweg verstuurd, oftewel per e-mail, en dus niet meer per post. Dat komt natuurlijk doordat digitaal factureren veel sneller en ook goedkoper is. Vooral wanneer je iets via internet koopt verwacht je tegenwoordig gewoon een digitale factuur te krijgen.

Ook wanneer ondernemers onderling elkaar een zakelijke factuur sturen gebeurt dat steeds meer digitaal. Bijvoorbeeld in de vorm van een PDF-bestand als bijlage van een e-mail. Daar zijn inmiddels tal van oplossingen voor die variëren van heel eenvoudig en dus voordelig tot heel uitgebreid en dus ook duurder.

Veel ZZP-ers gebruiken nog altijd Microsoft Excel voor hun administratie en dus ook voor het versturen van hun facturen. Dat wordt al snel omslachtig en onoverzichtelijk wanneer je meer dan een paar facturen per maand gaat versturen. Ook een foutje zit daarbij in een klein hoekje. De oplossing waar steeds meer ondernemers daarom voor kiezen is online factureren.

Voordelen van online factureren

Online factureren heeft veel voordelen ten opzichte van andere manieren. Die hebben voor het grootste deel te maken met gebruiksgemak, schaalbaarheid en prijs. Wat zijn zoal de voordelen waardoor steeds meer ondernemers overstappen op online facturen versturen?

Overal makkelijk inloggen

Software voor online factureren bevindt zich in de cloud. Omdat daarbij als het goed is elke moderne internetbrowser wordt ondersteund kun je met allerlei verschillende apparaten inloggen. Niet alleen met een laptop of een PC maar bijvoorbeeld ook op een iMac of MacBook Pro. Maar nog belangrijker voor veel ondernemers is dat je net zo eenvoudig inlogt als je onderweg bent. Dus bijvoorbeeld met je tablet of smartphone die draait op Android of iOS. Dat is natuurlijk reuze handig als je regelmatig op de weg zit of simpelweg het liefst op je telefoon je administratie doet.

Minder kans op fouten

Wanneer je met behulp van online factuur software het hele proces van factureren zoveel mogelijk automatiseert wordt ook de kans dat je een fout maakt kleiner. Alle berekeningen worden bijvoorbeeld automatisch goed doorgevoerd en ook eventuele kortingen worden meteen op de juiste manier toegepast. Een factuur wordt namelijk meteen een stuk lastiger om correct op te stellen wanneer er kortingen worden gegeven, er al een vooruitbetaling is gedaan of als je ook je gemaakte kosten in rekening brengt. Een online factuurprogramma waarbij dat allemaal correct op de factuur wordt verwerkt bespaart je veel tijd (en dus ook geld).

Eenvoudig schaalbaar

Software waarmee je online kunt factureren is vrijwel zonder uitzondering heel goed schaalbaar. Vaak is dat iets waar je zelf helemaal geen omkijken naar hebt. Wanneer je meer facturen wilt kunnen versturen dan in je huidige pakket mogelijk is, of bijvoorbeeld meer mensen toegang wilt kunnen bieden tot de online omgeving, hoef je nooit veel meer te doen dan je abonnement uit te breiden. Alles wat daar aan de achterkant van het systeem bij komt kijken, zoals het uitbreiden van de serverruimte, wordt automatisch gedaan.

Goedkoop of zelfs helemaal gratis

Een enorm voordeel van online facturen versturen is dat de betreffende cloudapplicaties meestal veel goedkoper zijn dan vergelijkbare professionele toepassingen voor op de lokale computer of het netwerk. Wanneer je een abonnementsprijs betaalt naar het aantal facturen dat je verstuurt betekent dit dat je bij kleine aantallen vaak veel goedkoper uit bent dan met bestaande pakketten. Soms kun je zelfs helemaal gratis gebruikmaken van een bepaald facturatieplatform, bijvoorbeeld als starter of ZZP-er.

Wat moet online factuur software allemaal kunnen?

Wanneer het puur gaat om het versturen van facturen zijn er een aantal zaken die online factuur software altijd moet bevatten:

• Je moet zelf makkelijk de factuur kunnen ontwerpen. Zo wil je natuurlijk dat je facturen direct herkenbaar zijn door je eigen logo toe te voegen. Vaak kun je kiezen uit een aantal verschillende sjablonen die je daarna zelf aanpast.
• Wanneer je veel offertes wilt gaan versturen is het handig om ook die meteen in de factuursoftware aan te kunnen maken. Zo is de stijl hetzelfde en kun je de offerte ook direct in een factuur omzetten als je de betreffende opdracht inderdaad in de wacht hebt weten te slepen.
• Je moet makkelijk de betaalstatus van facturen kunnen wijzigen of een directe koppeling met je bankrekening kunnen maken zodat je altijd overzicht houdt wie er al wel of juist nog niet heeft betaald.
• Aan de hand van die informatie moet je ook eenvoudig een herinnering of een aanmaning kunnen versturen. Als dat automatisch gebeurt is dat natuurlijk nog handiger.

Natuurlijk is het altijd handig als de online factuur software daarnaast nog aanvullende functies bezit, zoals:

• Ontvangen facturen in kunnen voeren voor nog beter overzicht van inkomsten en uitgaven.
• Omdat de BTW-aangifte altijd gebeurt op basis van ontvangen en verstuurde facturen is het heel fijn als je ook de BTW per maand, kwartaal of jaar (hoe vaak jij maar aangifte moet doen van de Belastingdienst) kunt uitdraaien.
• Als je ook projectmanagement wilt integreren kan het een uitkomst zijn om klanten en projecten aan te kunnen maken. Wanneer die ondersteuning er is kun je vaak ook de uren per klant bijhouden (zodat je op basis van die uren ook meteen een factuur kunt opmaken).

Gratis factuur maken

Ben je beginnend ondernemer of wil je gewoon zo voordelig mogelijk je boekhouding op orde hebben? Dan kun je kiezen voor diverse oplossingen om gratis een factuur te maken:

Rompslomp.nl

De clouddienst Rompslomp probeert de administratie van ZZP-ers zo makkelijk mogelijk te maken en met een standaard account kan dat zelfs helemaal gratis. Facturen maken en versturen kost niets maar wil je meer opties hebben voor het voeren van je boekhouding dan kun je ook kiezen voor een Plus of Pro abonnement. Die kosten respectievelijk € 5 en € 15 per maand. Met Rompslomp Pro kun je dan bijvoorbeeld ook heel eenvoudig je periodieke BTW-aangifte doen.

DigiBTW

Ook DigiBTW is een online facturatiepakket dat volledig gratis en onbeperkt is te gebruiken, mits je tenminste alleen facturen wilt kunnen versturen. Met een gratis abonnement maak je zelf eenvoudig een lay-out voor je factuur en kun je er vervolgens zoveel versturen als je maar wilt. Wil je echter ook offertes kunnen versturen en met een simpele klik naar een factuur om laten zetten, kosten en bonnetjes in kunnen voeren of bijvoorbeeld een online rittenregistratie gaan voeren? Dan kies je het beste voor € 10,- per maand voor het DigiBTW Compleet pakket.

De beste betaalde software voor online facturen

Naast enkele goede gratis pakketten kun je voor meer opties en vaak ook een uitgebreidere support een betaalde cloudapplicatie kiezen. Ook daarin is de keus heel riant tegenwoordig. We noemen hier daarom nog drie betaalde oplossingen die hun abonnement volgens in onze ervaring meer dan waard zijn. Deze oplossingen bieden geen gratis account, maar vrijwel altijd kun je wel van een gratis proefperiode gebruikmaken.

e-Boekhouden.nl

De abonnementsprijs van e-Boekhouden.nl groeit mee met je onderneming. Starters krijgen bijvoorbeeld de eerste 15 maanden helemaal gratis. Daarna kost het pakket slechts € 5,95 per maand wanneer je maximaal 10 facturen per maand wilt versturen. Heb je meer nodig? Dan breid je het abonnement eenvoudig uit en betaal je dus nooit voor iets wat je niet nodig hebt. Je kunt kiezen voor een facturatie- en een boekhoudmodule, zodat je desgewenst ook je gehele boekhouding met e-Boekhouden kunt verzorgen. Het programma werkt makkelijk en snel maar is wel heel krachtig en uitgebreid.

WeFact

WeFact kun je 30 dagen lang gratis uitproberen en kost daarna € 12,50 per maand. Daarmee krijg je alle functionaliteiten tot je beschikking zoals onbeperkt offertes en facturen versturen. Bij WeFact kun je eenvoudig meerdere medewerkers toegang verlenen tot de online factuuromgeving, waarbij je die personen uiteraard ook verschillende toegangsrechten kunt geven zodat ze alleen bij dat deel kunnen dat voor hen relevant is.

MoneyBird

MoneyBird biedt je de mogelijkheid om het gehele pakket twee maanden lang gratis te proberen. Daarna kost het je met het eenvoudigste pakket € 10,- per maand. Daarmee kun je al onbeperkt facturen en offertes versturen en tot 20 banktransacties laten verwerken als je ook wilt gaan boekhouden met MoneyBird. Als je ondersteuning nodig hebt voor meer af- en bijschrijvingen kies je voor een duurder abonnement, maar voor de meeste ZZP-ers is het goedkoopste pakket (vooral in de opstartperiode) meer dan genoeg.

Dit artikel is geschreven door Dik de Graaf

Fanatiek blogger voor Dik.nl en altijd op zoek naar diepgang. Bijt zich helemaal vast in een onderwerp om alles tot in de puntjes uit te zoeken. Gek op reizen, sporten en lezen.

Website